«وين راح العميل؟» — أكثر سؤال محيّر في أي CRM جوابه واحد غالبًا: ما راح، بس انتقل خارج نطاق رؤيتك. فولو يوازن بين شيئين: فريقك يشتغل على قاعدة معرفة مشتركة، وكل موظف يركّز على شغله هو. هذا المقال يشرح القاعدة كاملة.
القاعدة العامة: مشترك للقراءة، شخصي للشغل
- العملاء والعملاء المحتملون والشركات مرئية قراءةً لكل الفريق — أي زميل يقدر يفتح ملف عميل ويقرأ تاريخه، لأن معرفة العميل ملك المنشأة لا الموظف.
- المهام والصفقات شخصية — كل موظف يشوف مهامه وصفقاته المسندة له، فتبقى لوحته صادقة عن شغله هو.
الاستثناء المهم: مندوب المبيعات
دور «مبيعات» له نطاق أضيق: يرى ويعدّل ويصدّر عملاءه المسندين له فقط. القوائم والملفات والبحث والتصدير كلها مفلترة تلقائيًا على نطاقه — حتى نشاطات الجدول الزمني يرى منها أنشطته هو.
هذا يفسر أشهر لغز: غيّرت مسؤول العميل من مندوب لآخر؟ العميل «اختفى» من قائمة الأول وظهر عند الثاني. ما انحذف شيء — تغيّر النطاق فقط. وينطبق نفس الشيء على إعادة الإسناد الجماعية.
ماذا يقدر كل دور يسوي؟
| الدور | يقرأ | يضيف ويعدّل | يحذف |
|---|---|---|---|
| مدير حساب (admin) | كل شيء | نعم | نعم — وهو الوحيد للحذف النهائي من السلة |
| مدير (manager) | كل شيء | نعم | لا — كل شيء عدا الحذف |
| مبيعات (sales) | سجلاته المسندة له | نعم، ضمن نطاقه | ضمن نطاقه |
| مشاهد (viewer) | كل شيء | لا | لا |
- «مشاهد» يقرأ كل شيء لكن أزرار الإضافة والتعديل والحذف لا تعمل له — بل إن زر «تعديل» في ملف العميل لا يظهر له أصلًا.
- تفاصيل الأدوار الأربعة في الأدوار الأساسية الأربعة — ومن باقة الفريق فأعلى تقدر تبني أدوارًا على مقاس فريقك بصلاحيات دقيقة لكل وحدة (عرض / تعديل / حذف).
الحذف والسلة
الحذف في فولو ناعم دائمًا: العملاء والشركات المحذوفة تروح لسلة المحذوفات ويمكن استعادتها. عرض السلة والاستعادة لمدير الحساب والمدير (أو دور مخصص بصلاحية السلة)، والحذف النهائي — الذي لا رجعة فيه — لمدير الحساب وحده. راجع سلة المحذوفات.
أسئلة شائعة
مندوبي المبيعات يبون يشوفون عملاء بعضهم — ممكن؟ النطاق الضيق لدور «مبيعات» ثابت في الدور نفسه. الحلول: أسنِد العملاء المشتركين توزيعًا مدروسًا، أو (من باقة الفريق فأعلى) ابنِ دورًا مخصصًا بالصلاحيات التي تناسب طريقة شغلكم.
كيف أعرف من عدّل أو حذف أو صدّر بيانات؟ كل عمليات الإنشاء والتعديل والحذف والاستيراد والتصدير موثّقة في سجل نشاط الفريق — يعرضه لك مدير الحساب بمن نفّذ ومتى.
«مشاهد» يشوف حتى أرقام العملاء وإيميلاتهم؟ نعم — «مشاهد» قراءة كاملة بلا كتابة. إذا تبي إخفاء بيانات معينة عن دور معين، الأدوار المخصصة تعطيك تحكمًا أدق لكل وحدة.