فاتورتك في فولو ما هي مجرد ورقة — هي مستند حي: رقم تلقائي، إجماليات تُحسب لحظيًا، حالة سداد تتحدث مع كل دفعة، وPDF عربي أنيق جاهز يوصل للعميل. في هذا المقال تنشئ أول فاتورة من الصفر.
قبل أن تبدأ
- الفواتير متاحة من باقة الفردي فأعلى.
- العملة اللي تظهر على الفاتورة هي عملة منشأتك من الإعدادات — راجعها قبل أول فاتورة في مقال جهّز منشأتك.
- إذا تبيع نفس المنتجات أو الاشتراكات باستمرار، جهّز كتالوج المنتجات أولًا — بيعبّي لك البنود بنقرة.
- دور «مشاهد» قراءة فقط، ومندوب المبيعات ينشئ ويرى الفواتير التي أنشأها هو فقط.
الخطوات
- من القائمة الجانبية افتح «الفواتير»، ثم اضغط زر «فاتورة جديدة» أعلى الصفحة.
- اكتب العنوان — هذا الحقل الإلزامي الوحيد. واختر العميل من منتقي جهات الاتصال إن أردت (الفاتورة تنحفظ حتى بدون عميل).
- راجع التاريخين: تاريخ الإصدار يجي افتراضيًا اليوم، وتاريخ الاستحقاق بعد 14 يومًا — عدّلهما بما يناسب اتفاقك.
- أضف بنودك بزر «+ بند»: من قائمة «— حدّد منتج أو اكتب يدوياً —» اختر منتجًا من الكتالوج فيتعبّى الوصف والسعر الافتراضي تلقائيًا (ويظلان قابلين للتعديل)، أو اكتب الوصف والسعر يدويًا. حدّد الكمية — ومجموع كل بند يُحسب لحظيًا. تحذف أي بند بأيقونة السلة.
- أضف الخصم إن وُجد من ملخص الإجماليات: مفتاح التبديل «مبلغ / %» يحدد نوعه، والنسبة تعرض قيمتها المحسوبة بين قوسين. الخصم يُطبَّق على المجموع الفرعي قبل الضريبة.
- راجع حقل «الضريبة %» — افتراضيًا 15، وتُحسب على المبلغ بعد الخصم.
- تابع الإجماليات الحية أسفل المحرر (المجموع الفرعي، الخصم، الضريبة، الإجمالي بعملة منشأتك) ثم احفظ. فاتورتك تأخذ رقمًا تلقائيًا بصيغة INV-YYYY-#### (مثل INV-2026-0001).
- نزّل الـPDF من أيقونة التنزيل في صف الفاتورة: تصميم عربي أنيق يعرض بيانات منشأتك ورقم الفاتورة والتاريخين وجدول البنود والإجماليات، ثم المدفوع والمتبقي وحالة السداد.
طريقة أسرع: عندك عرض سعر مقبول؟ زر «حوّل لفاتورة» ينشئ الفاتورة كاملة — ترث العميل والصفقة والعملة والبنود والضريبة والخصم والملاحظات والشروط. التفاصيل في من عرض مقبول إلى فاتورة بنقرة.
حالات الفاتورة
| الحالة | كيف تصير |
|---|---|
| «مسودة» / «مرسلة» / «ملغاة» | تختارها أنت من المحرر |
| «مدفوعة» / «مدفوعة جزئيًا» | يشتقها النظام تلقائيًا من الدفعات المسجلة |
| «متأخرة» | شارة حمراء محسوبة: تاريخ الاستحقاق فات + لم تُسدد بالكامل + غير ملغاة |
قيود يجب معرفتها
- رقم الفاتورة لا يُعدَّل يدويًا. التسلسل مستقل لكل منشأة ويبدأ من جديد كل سنة، ولا يمكن تخصيص البادئة حاليًا.
- «مدفوعة» و«مدفوعة جزئيًا» ما تظهران في قائمة اختيار الحالة إلا إذا كانت هناك دفعات فعلًا — سجّل دفعة بدل ما تغيّر الحالة يدويًا.
- الخصم لا يتجاوز المجموع الفرعي، والضريبة بين 0 و100.
- البنود فارغة الوصف تُستبعد عند الحفظ، والمحرر يُبقي بندًا واحدًا على الأقل دائمًا.
- لا منتقي عملة داخل المحرر — العملة تُضبط على مستوى المنشأة من الإعدادات، والفاتورة المحوّلة من عرض سعر ترث عملة العرض.
- شعار منشأتك على الـPDF من باقة الفريق فأعلى — تحمّله من الإعدادات.
- الحذف من القائمة حذف ناعم (رسالة تأكيد «نقل الفاتورة للسلة؟») — الاستعادة من الإعدادات ← «سلة المحذوفات والاستعادة»، والحذف النهائي حصري لمدير الحساب ويمسح البنود والدفعات معها. راجع سلة المحذوفات.
أسئلة شائعة
أقدر أعدّل فاتورة عليها دفعات مسجلة؟ نعم — افتحها بالنقر على رقمها وعدّل. النظام يعيد حساب الإجماليات ويوائم حالة السداد تلقائيًا مع الإجمالي الجديد.
كيف أخصص شكل الـPDF؟ رابط «تخصيص التصميم» أعلى صفحة الفواتير يفتح تبويب «تصميم المستندات» في الإعدادات: لون التمييز، الشعار، سطر الترويسة، نص التذييل وغيرها — ويسري على الفواتير وعروض الأسعار معًا. التفاصيل في مستنداتك بهويتك.
العميل تابع لشركة — باسم من تطلع الفاتورة؟ الـPDF يُصدر الفاتورة باسم الشركة مع سطر «عناية: فلان» باسم جهة الاتصال.