العميل يسأل عن السعر في واتساب — والعرض جاهز عندك في فولو. بدل ما تنزّل الـPDF وترفعه من جوالك، أرسله من داخل المحادثة نفسها بضغطتين: فولو يولّد الملف ويرسله لعميلك مباشرة، ويسجّل الحدث في سجل المحادثة وملف العميل.
قبل أن تبدأ
- تحتاج عرض سعر أو فاتورة منشأة للعميل نفسه — إذا ما سويت واحدًا بعد، ابدأ من أنشئ عرض سعر يبيّض وجهك أو أنشئ فاتورتك الأولى.
- المحادثة يجب أن تكون مرتبطة بجهة اتصال — زر الإرسال ما يظهر أصلًا لمحادثة برقم مجهول. احفظ المرسل أو اربطه أولًا كما في من محادثة واتساب إلى CRM.
- نافذة الرد يجب أن تكون مفتوحة (آخر رسالة من العميل خلال 24 ساعة).
الخطوات
- افتح المحادثة واضغط زر «إرسال مستند» — يظهر فقط للمحادثات المرتبطة بجهة اتصال وغير المؤرشفة.
- يفتح منتقٍ يعرض آخر 20 عرض سعر وآخر 20 فاتورة لعميل هذي المحادثة تحديدًا — كل مستند بالرقم والحالة والمبلغ.
- اختر المستند المطلوب — فولو يولّد الـPDF ويرسله في المحادثة مباشرة.
- تابع علامة حالة التسليم على الرسالة (✓ أُرسلت، ✓✓ سُلّمت) — والحدث يُسجَّل في سجل المحادثة: «أُرسل عرض سعر» أو «أُرسلت فاتورة».
قبل الإرسال بثانية: المنتقي يعرض حالة كل مستند — تأكد أنك ترسل النسخة الصحيحة، خصوصًا لو عندك أكثر من عرض لنفس العميل.
قيود يجب معرفتها
- خارج نافذة الـ24 ساعة ما ينرسل مستند إطلاقًا — تظهر رسالة «نافذة الرد مغلقة — لا يمكن إرسال مستند خارجها»، حتى لو عندك قوالب معتمدة. الحل: انتظر رسالة جديدة من العميل تفتح النافذة (أو ابدأ بقالب معتمد واطلب منه الرد) ثم أرسل المستند. التفاصيل في نافذة الـ24 ساعة والقوالب المعتمدة.
- لا إرسال لمستند يخص عميلًا آخر. النظام يرفض ذلك حمايةً من الخلط — المنتقي أصلًا يعرض مستندات عميل المحادثة فقط.
- المنتقي يعرض آخر 20 عرضًا و20 فاتورة — إذا كان المستند أقدم، أرسله بطريقة أخرى مثل الإيميل.
- المحادثة المؤرشفة ما فيها إرسال — أعد فتحها أولًا.
- رسالة المستند تُحتسب من حد الرسائل الشهري لباقتك مثل أي رسالة صادرة.
أسئلة شائعة
ليش ما أشوف زر «إرسال مستند» في المحادثة؟ سببان محتملان: المحادثة غير مرتبطة بجهة اتصال (اربطها أولًا)، أو المحادثة مؤرشفة (أعد فتحها).
أقدر أرسل ملف PDF عام من جهازي؟ زر «إرسال مستند» مخصص لعروض الأسعار والفواتير المنشأة في فولو لعميل المحادثة.