أنشأت الفاتورة — باقي توصيلها للعميل. في فولو ثلاث طرق، ولكل واحدة باقتها وحالتها المناسبة: التنزيل اليدوي المتاح للجميع، والإرسال داخل محادثة واتساب، والإيميل التلقائي عبر الأتمتة.
قبل أن تبدأ
- لا يوجد زر إرسال بالإيميل مباشر في صفحة الفواتير — الإرسال بالإيميل يمر عبر الأتمتة (باقة الأعمال فأعلى).
- الإرسال داخل واتساب من باقة الفريق فأعلى، ويتطلب ربط رقم واتساب أعمالك أولًا.
الطريقة 1: نزّل الـPDF وأرسله بنفسك
الطريقة الأساسية المتاحة لكل من يستخدم الفواتير:
- من صف الفاتورة اضغط أيقونة التنزيل — ينزل ملف باسم «فاتورة-INV-…pdf».
- أرسل الملف بالقناة اللي تناسبك: إيميلك، أو أي وسيلة يفضلها عميلك.
الـPDF بتصميم عربي أنيق يعرض بيانات منشأتك وجدول البنود والإجماليات والمدفوع والمتبقي وحالة السداد — وإذا كان العميل تابعًا لشركة تصدر الفاتورة باسم الشركة مع سطر «عناية: فلان».
نصيحة: خصص ألوان الـPDF وترويسته وتذييله مرة واحدة من «تخصيص التصميم» أعلى صفحة الفواتير — التفاصيل في مستنداتك بهويتك.
الطريقة 2: مستند داخل محادثة واتساب (الفريق فأعلى)
إذا كان عميلك يتواصل معك على واتساب، أرسل الفاتورة وين ما هو:
- افتح محادثة العميل في صندوق واتساب داخل فولو.
- أرسل الفاتورة (أو عرض السعر) كمستند PDF مباشرة في المحادثة.
النظام يتحقق أن المستند يخص نفس العميل صاحب المحادثة، والإرسال يخضع لنافذة الرد 24 ساعة وحد الرسائل الشهري لباقتك. الخطوات كاملة في أرسل عرض سعر أو فاتورة في المحادثة.
الطريقة 3: إيميل تلقائي عبر الأتمتة (الأعمال فأعلى)
إجراء الأتمتة «إرسال فاتورة» يرسل للعميل إيميلًا بالفاتورة PDF مرفقة — بموضوع ونص تخصصهما بمتغيرات مثل {invoice_number} و{contact_name} و{total}.
وفي نفس العائلة: إجراء «إنشاء فاتورة» ينشئ الفاتورة تلقائيًا، ومشغّل «فاتورة مدفوعة» يشتعل عند اكتمال السداد فيبني عليه ما تشاء (رسالة شكر مثلًا). طريقة التركيب في ابنِ أتمتة مخصصة.
قيود يجب معرفتها
- لا إرسال إيميل يدوي من صفحة الفواتير. إذا كنت على باقة دون الأعمال: نزّل الـPDF وأرسله بنفسك، أو استخدم واتساب (الفريق فأعلى).
- واتساب: المستند لصاحب المحادثة فقط. النظام يرفض إرسال فاتورة عميل آخر داخل المحادثة — افتح محادثة العميل الصحيح وأرسل منها.
- نافذة الـ24 ساعة في واتساب: الإرسال الحر داخل المحادثة مرتبط بنافذة الرد — إذا انقضت، راجع نافذة الـ24 ساعة والقوالب المعتمدة لفتحها من جديد.
- الحصص محسوبة: إيميلات الأتمتة تُحسب من حصة الإيميلات الشهرية لباقتك، ورسائل واتساب من حد الرسائل الشهري — التفاصيل في حصتك الشهرية وسياسة الاستخدام.
أسئلة شائعة
كيف يعرف العميل أن الفاتورة من منشأتي؟ الـPDF يحمل اسم منشأتك وبياناتها، وشعارك يظهر عليه من باقة الفريق فأعلى — مع ألوان وترويسة تخصصها من تبويب «تصميم المستندات».
أرسلت الفاتورة ثم عدّلتها — شنو اللي وصل العميل؟ الملف المرسل نسخة لحظة إرسالها — أي تعديل بعدها ما يلحقه. نزّل نسخة جديدة وأرسلها.
أقدر أتابع مين أرسل شنو؟ نعم — عمليات الفواتير (بما فيها تنزيل الـPDF) تُسجَّل في سجل نشاط الفريق.