الفاتورة اللي ما تتابع سدادها مجرد أمنية. في فولو تسجّل كل دفعة تستلمها — كاملة أو جزئية — والنظام يحدّث الحالة ويحسب المتبقي ويرفع شارة «متأخرة» بنفسه، فتعرف بنظرة واحدة من دفع ومن باقي عليه.
قبل أن تبدأ
- تسجيل الدفعات جزء من وحدة الفواتير — متاح من باقة الفردي فأعلى.
- تحتاج فاتورة محفوظة بحالة غير ملغاة.
- مندوب المبيعات يسجّل الدفعات على فواتيره فقط، ودور «مشاهد» ما يسجّل شيئًا.
الخطوات
- من صفحة «الفواتير» اضغط الأيقونة الخضراء (ورقة نقدية) في صف الفاتورة — لاحظ أنها تختفي للفواتير المدفوعة والملغاة.
- في نافذة «تسجيل دفعة» راجع المبلغ — يتعبّى مسبقًا بكامل المتبقي. إذا استلمت دفعة جزئية، عدّله للمبلغ المستلم فعلًا.
- اختر الطريقة: كي-نت، فيزا، ماستركارد، نقد، تحويل بنكي، شيك، أو أخرى.
- حدّد تاريخ الدفعة وأضف ملاحظة توثّق المرجع («رقم مرجع، تفاصيل الحوالة…»).
- احفظ. إذا غطّت الدفعة كامل المتبقي تتحول الحالة تلقائيًا لـ«مدفوعة» (مع رسالة احتفال 🎉)، وإذا كانت جزئية تتحول لـ«مدفوعة جزئيًا».
- كرّر الخطوات لكل دفعة جديدة — الفاتورة تقبل دفعات متعددة حتى يكتمل السداد.
تابع المدفوع والمتبقي
- في جدول الفواتير عمودان محسوبان تلقائيًا لكل فاتورة: «المدفوع» بالأخضر، و**«المتبقي»** بالكهرماني ما دام أكبر من صفر (ويتحول أخضر إذا صفّر).
- شارة «متأخرة» الحمراء تظهر تلقائيًا عندما يفوت تاريخ الاستحقاق والفاتورة لم تُسدَّد بالكامل ولم تُلغَ — وتختفي فور السداد أو الإلغاء. هي ليست حالة تختارها بنفسك.
- قائمة «فلترة بالحالة» فوق الجدول تشمل «متأخرة» — فلتر عليها دوريًا وطارد المتأخرات قبل ما تتراكم.
- على الجوال يتحول الجدول لبطاقات فيها زر «تسجيل دفعة» عريض وواضح.
نصيحة: استخدم حقل الملاحظة دائمًا لرقم المرجع البنكي — بعد شهرين لما يسأل المحاسب «هذي الحوالة حق أي فاتورة؟» بتلقى الجواب جاهزًا.
قيود يجب معرفتها
- لا دفعة على فاتورة ملغاة. إذا ألغيت فاتورة ثم استلمت مبلغها، أرجع حالتها أولًا (مثلًا إلى «مرسلة») ثم سجّل الدفعة.
- تعديل بنود فاتورة عليها دفعات يعيد مواءمة حالتها تلقائيًا — إذا زاد الإجمالي بعد التعديل قد ترجع من «مدفوعة» إلى «مدفوعة جزئيًا».
- لا يوجد زر ظاهر لحذف دفعة في صفحة الفواتير حاليًا — تأكد من المبلغ والتاريخ قبل الحفظ.
أسئلة شائعة
ليش ما أشوف «مدفوعة» في قائمة الحالات داخل المحرر؟ لأن «مدفوعة» و«مدفوعة جزئيًا» يشتقهما النظام من الدفعات المسجلة، وما تظهران للاختيار إلا إذا كانت هناك دفعات فعلًا — سجّل دفعة والحالة تتحدث بنفسها.
العميل دفع على دفعتين بطريقتين مختلفتين — كيف أسجلهما؟ دفعتين منفصلتين: كل واحدة بمبلغها وطريقتها وتاريخها وملاحظتها — وعمودا «المدفوع» و«المتبقي» يجمعان كل شيء تلقائيًا.
تقدر الأتمتة تتصرف لما تكتمل الفاتورة؟ نعم — مشغّل «فاتورة مدفوعة» (باقة الأعمال فأعلى) يشتعل عند اكتمال السداد، سواء بدفعة غطّت المتبقي أو بتغيير الحالة يدويًا. ابدأ من الأتمتة ببساطة.