أسوأ لحظة تعيد فيها إدخال البيانات هي لحظة ما عميلك وافق للتو. فولو يختصرها بنقرة: العرض «المقبول» يتحول لفاتورة مسودة تنسخ كل شيء — البنود والكميات والأسعار والضريبة والخصم والملاحظات والشروط والعميل والصفقة — وتكمل منها دورة التحصيل.
قبل أن تبدأ
- الفواتير متاحة من باقة الفردي فأعلى.
- زر التحويل يظهر فقط للعروض بحالة «مقبول». العرض يوصل لهذه الحالة إما بقبول العميل من الرابط العام، أو يدويًا بأيقونة «قبول العرض» في عمود الإجراءات (تظهر للعروض بحالة «مسودة» أو «مرسل»)، أو بتغيير «الحالة» من داخل المحرر.
الخطوات
- تأكد أن حالة العرض «مقبول» (شارة خضراء في الجدول). إذا وافق عميلك شفهيًا ولم يستخدم الرابط، اضغط أيقونة «قبول العرض» أولًا — بيظهر لك توست «🎉 تم قبول العرض».
- اضغط أيقونة «حوّل لفاتورة» في عمود الإجراءات (وعلى الجوال، زر «حوّل لفاتورة» في بطاقة العرض).
- فولو ينشئ فورًا فاتورة مسودة برقم تلقائي بصيغة INV-YYYY-####، تنسخ من العرض: كل البنود، نسبة الضريبة، الخصم، الملاحظات، الشروط والأحكام، العميل، والصفقة المرتبطة. تاريخ إصدارها اليوم واستحقاقها تلقائيًا بعد 14 يومًا.
- يظهر لك توست «أُنشئت الفاتورة INV-…» مع زر «افتح الفاتورة» — اضغطه وراجعها.
- عدّل الفاتورة إن احتجت (تاريخ الاستحقاق، بند إضافي…) ثم أرسلها لعميلك وتابع تحصيلها من وحدة الفواتير — الخطوات في أنشئ فاتورتك الأولى وسجّل الدفعات وتابع المتبقي.
نصيحة: التحويل يُسجَّل نشاطًا على تايملاين العميل، والفاتورة تحتفظ بربطها بالعرض الأصلي — فيبقى خيط القصة كاملًا: عرض ← قبول ← فاتورة.
قيود يجب معرفتها
- ما في تحويل لعرض غير مقبول. أيقونة «حوّل لفاتورة» لا تظهر للمسودة أو المرسل أو المرفوض أو المنتهي — غيّر الحالة إلى «مقبول» أولًا إذا كان القبول فعليًا.
- الفاتورة الناتجة «مسودة» قابلة للتعديل — راجعها قبل إرسالها؛ خصوصًا تاريخ الاستحقاق الافتراضي (+14 يومًا) إذا اتفقت مع عميلك على شروط دفع مختلفة.
- مندوب المبيعات يحوّل عروضه التي أنشأها فقط — لا يقدر يحوّل عروض زملائه. ودور «مشاهد» لا يحوّل شيئًا.
أسئلة شائعة
العرض يختفي بعد التحويل؟ لا — العرض يظل في قائمة عروضك كما هو، والفاتورة الجديدة تحتفظ برابط له. كل مستند يعيش دورته: العرض وثّق الاتفاق، والفاتورة تتابع التحصيل.
عدّلت العرض بعد التحويل — الفاتورة تتحدث معه؟ لا. الفاتورة نسخة مستقلة لحظة التحويل؛ أي تعديل لاحق على العرض لا ينعكس عليها. عدّل الفاتورة نفسها مباشرة.
أقدر أشغّل هذا تلقائيًا؟ نعم — في وحدة الأتمتة يوجد مشغّل «عند قبول العرض» وإجراء إنشاء فاتورة من العرض المُشغِّل، فتنشأ الفاتورة لحظة موافقة العميل بلا تدخل منك. ابدأ من الأتمتة ببساطة.